Enviar a proposta em PDF com a arte da sua empresa
Envie a proposta ao cliente em PDF, com a arte da sua empresa (papel timbrado ou layout feito no Canva) e os dados da negociação preenchidos nos lugares certos.
🧩 Este recurso faz parte do módulo Atendimento. Se ele não aparecer na sua conta, fale com o administrador para ativá-lo. Veja Planos e módulos.
Objetivo
Cadastrar um ou mais PDFs de proposta (com a arte da sua empresa), posicionar neles os campos (nome do contato, valores, tabela de itens) e escolher qual PDF vai junto ao enviar a proposta. O PDF é independente do texto da proposta: o texto é um modelo em Mensagens Prontas, o PDF é cadastrado em PDF de proposta.
Pré-requisitos
- Perfil Administrador (só administradores veem a página PDF de proposta e gerenciam os PDFs).
- Um arquivo PDF com a arte da proposta: até 10 páginas, sem senha e com até 5 MB depois de preparado.
- Um computador. A página PDF de proposta não existe no app do celular, porque o editor de campos só funciona no computador.
Tempo estimado
10 minutos.
Caminho de acesso
Ajustes → PDF de proposta (grupo Atendimento, logo depois de Mensagens Prontas)
Atalho: no Catálogo de Produtos, o botão + PDF de proposta (à esquerda de Campo personalizado) abre a página já com a janela de novo PDF. O botão só aparece para administradores, no computador.
Passo a passo
- Abra Ajustes → PDF de proposta e clique em Novo PDF de proposta.
- Na janela, escolha o Arquivo PDF e dê um Nome para achá-lo na hora de enviar a proposta (ex.: "Proposta com papel timbrado"). Clique em Criar PDF.
- O PDF entra na lista com miniatura, nome, número de páginas, tamanho, quantidade de campos e data de atualização. Clique em Posicionar campos.
- Na janela Posicionar campos, arraste da lista da esquerda o campo que quer usar para o lugar certo da página. Os grupos são:
- Contato: Nome do contato, Empresa, Telefone, E-mail.
- Proposta: Número da proposta, Data de emissão, Validade, Vendedor.
- Valores: Subtotal, Desconto, Valor total.
- Itens: Tabela de itens (só uma por PDF). As colunas são Produto, Variante, Qtd., Preço unit. e Total, e dá para reordená-las no painel Colunas.
- Produto: Produto (um bloco com foto, nome, descrição e preço), Nome do produto, Descrição do produto, Preço do produto e Imagem do produto. Cada um mostra um produto da proposta, e você pode colocar quantos quiser, onde quiser (por exemplo, um bloco para cada um dos três primeiros itens).
- Clique no campo para ajustar no painel Propriedades, à direita: Posição e tamanho (X, Y, Largura e Altura em milímetros), fonte (Helvetica, Times ou Courier), Tamanho, Negrito, Cor do texto e o alinhamento (esquerda, centro ou direita). Use Remover campo para apagar o campo selecionado. Nos campos de produto, o painel tem o seletor Item ("1º item", "2º item" e assim até o "20º item"): ele diz de qual item da proposta o campo lê o produto. Se a proposta tem menos itens que o escolhido, o campo fica em branco no PDF. No bloco Produto, marque Mostrar nome, Mostrar descrição, Mostrar preço e Mostrar imagem e escolha a Posição da imagem (esquerda, direita ou acima). A descrição e a foto vêm do cadastro do produto no momento em que o PDF é gerado. Cabem até 20 imagens de produto por PDF, somando os blocos com imagem e os campos Imagem do produto.
- Em PDFs de várias páginas, use as setas Página anterior e Próxima página no alto da janela. Use Ajustar ou 100% para mudar o zoom. Desfazer (Ctrl+Z) volta o último ajuste.
- Se a tabela tiver mais itens do que cabe na página, ela continua nas páginas seguintes. Nos demais campos, marque Repetir nas páginas de continuação para o campo (como o número da proposta) aparecer também nelas. Os valores (subtotal, desconto e total) saem só na última página.
- Clique em Testar PDF (na janela do editor ou direto no item da lista) para ver um exemplo com dados fictícios e a marca d'água EXEMPLO. Quando estiver bom, clique em Salvar campos.
Cada PDF da lista tem os botões:
- Posicionar campos: abre o editor.
- Testar PDF: gera o exemplo com dados fictícios.
- Trocar PDF: sobe um PDF novo no lugar do atual, mantendo o nome e os campos que ainda cabem.
- Renomear: muda só o nome.
- Excluir: apaga o PDF depois de uma confirmação. As propostas já enviadas continuam com o PDF delas.
No alto da página, o link Abrir Mensagens Prontas leva ao texto da proposta (Mensagens Prontas já filtrada no formato Proposta). Veja Marcar a proposta como enviada.
Enviar a proposta com o PDF
- No chat ou no negócio, abra Enviar proposta e escolha o modelo de mensagem.
- No campo PDF, escolha qual PDF vai junto. Com um único PDF cadastrado, ele já vem escolhido; com vários, o campo começa em Sem PDF até você escolher. Se a conta não tem nenhum PDF cadastrado, o campo não aparece. Trocar o modelo de mensagem não muda o PDF escolhido.
- Clique em Ver PDF para conferir a Prévia da proposta (com marca d'água PRÉVIA) antes de enviar.
- Envie a proposta. O PDF vai junto com a mensagem:
- WhatsApp (Não oficial, Oficial ou Z-API): se o texto, contando a assinatura, cabe em 1024 caracteres, ele vai como legenda do PDF, em uma mensagem só. Se for maior, a mensagem sai primeiro e o PDF logo depois.
- Instagram e Messenger: sempre a mensagem primeiro e o PDF depois.
- Em canais que não enviam PDF (como e-mail), o campo PDF fica desativado com o aviso "Este canal não envia PDF.".
Resultado esperado
O cliente recebe a proposta com a sua arte e os dados preenchidos. A conversa mostra um cartão PDF que abre o arquivo. Na aba de propostas do negócio, cada proposta com PDF tem o botão PDF para abri-lo de novo. Só registrar também gera e guarda o PDF para abrir ali, sem enviar ao cliente.
Erros comuns
- Sintoma: não encontro o PDF no Ajustes → Mensagens Prontas. Solução: o PDF não fica mais no modelo de mensagem. Ele é cadastrado em Ajustes → PDF de proposta.
- Sintoma: não vejo PDF de proposta em Ajustes ou o botão + PDF de proposta no Catálogo. Solução: só administradores veem, e apenas no computador.
- Sintoma: "Este PDF tem senha ou proteção." Solução: abra o arquivo, use Imprimir > Salvar como PDF para gerar uma cópia sem proteção e suba essa cópia.
- Sintoma: "O PDF passa do limite de 10 MB" ou "O PDF passa de 5 MB depois de preparado". Solução: exporte o PDF com as imagens comprimidas e tente de novo.
- Sintoma: "O PDF pode ter até 10 páginas." Solução: reduza o arquivo para no máximo 10 páginas.
- Sintoma: "Este PDF é complexo demais para preparar" ou "Não foi possível ler este arquivo como PDF." Solução: exporte o PDF de novo a partir do programa de origem (Canva, Word etc.) e suba o novo arquivo.
- Sintoma: o texto de um campo aparece pequeno ou termina em "...". Solução: o texto não cabia na caixa. O sistema reduz a letra até um mínimo e, se ainda assim não couber, corta com "...". Aumente a Largura ou a Altura do campo e use Testar PDF para conferir.
- Sintoma: a foto do produto não apareceu no PDF. Solução: o PDF sai igual, só que sem a foto. Confira se o produto tem foto no Catálogo de Produtos e se ela foi enviada pelo próprio sistema (foto de um link externo não entra). Imagens JPEG, PNG, GIF e WebP funcionam; arquivo muito grande, muito pesado depois de reduzido ou lento demais para converter também fica de fora. Troque a foto por uma menor e use Testar PDF (a prévia do editor usa uma foto de exemplo, então só a proposta real mostra a foto do produto).
- Sintoma: "Cabem até 20 imagens de produto por PDF." Solução: remova blocos com imagem ou campos Imagem do produto até ficar com 20 ou menos.
- Sintoma: o nome, a descrição ou o preço do produto sumiu no PDF. Solução: o Item escolhido no campo é maior que o número de itens da proposta. Escolha um item que exista ou aceite o campo em branco.
- Sintoma: ao trocar o arquivo, aparece "N campos ficaram fora porque a página não existe no PDF novo." Solução: o PDF novo tem menos páginas. Abra Posicionar campos e coloque de novo os campos que ficaram de fora.
- Sintoma: aviso "Proposta enviada, mas o PDF não saiu." Solução: a mensagem foi, mas o PDF não. Use Reenviar PDF no próprio aviso ou na aba de propostas do negócio (onde a proposta fica com o selo PDF não enviado).
- Sintoma: "Proposta enviada. Não deu para confirmar o envio do PDF; confira a conversa antes de reenviar." Solução: abra a conversa e veja se o PDF chegou. Só reenvie se não aparecer, para o cliente não receber duas vezes.
- Sintoma: "Não foi possível gerar o PDF da proposta. Nada foi enviado." Solução: clique em Tentar de novo ou em Enviar sem PDF para mandar só o texto.
- Sintoma: "O arquivo deste PDF não foi encontrado. Troque o PDF para voltar a usá-lo." (na lista de PDF de proposta; ao enviar a proposta, o aviso é "Não foi possível gerar o PDF da proposta.") Solução: o PDF perdeu o arquivo. Use Trocar PDF no item. Os campos já posicionados são mantidos.
- Sintoma: "Este PDF não existe mais. Escolha outro ou envie sem PDF." Solução: alguém excluiu o PDF com o diálogo de proposta aberto. Escolha outro no campo PDF ou use Enviar sem PDF.
- Sintoma: "O PDF do modelo foi trocado. Feche o editor e abra de novo." Solução: outra pessoa trocou o arquivo enquanto o editor estava aberto; reabra o editor.