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Enviar comunicados para a equipe e acompanhar a leitura

Mande um recado para a equipe inteira, para uma equipe ou para pessoas escolhidas, e acompanhe quem já leu, sem sair do AtendeBot.

Objetivo

Enviar um comunicado interno, decidir se ele aparece como pop-up e se vem com uma tarefa, e acompanhar a leitura de cada pessoa.

Pré-requisitos

Tempo estimado

2 minutos.

Caminho de acesso

Comunicados, no menu do topo. No celular: Mais → Comunicados.

Passo a passo

  1. Clique em Comunicados, no menu do topo, e depois em Novo comunicado.

Página Comunicados com o item do menu e o botão Novo comunicado em destaque
Página Comunicados com o item do menu e o botão Novo comunicado em destaque

  1. Preencha o Título (até 120 caracteres) e a Mensagem (até 4.000 caracteres).

  2. Em Destinatários, escolha quem recebe:

    • Todos: todas as pessoas da conta.
    • Equipes: marque uma ou mais equipes.
    • Pessoas: busque pelo nome e marque quem deve receber.

    Logo abaixo aparece para quantas pessoas o comunicado vai. Você não recebe o próprio comunicado.

  3. Se o assunto é importante, ligue Mostrar como pop-up (explicado mais abaixo).

  4. Se a equipe precisa fazer alguma coisa, ligue Criar tarefa e preencha a tarefa (também explicado mais abaixo).

Janela Novo comunicado com os destinatários, o pop-up e a tarefa numerados
Janela Novo comunicado com os destinatários, o pop-up e a tarefa numerados
  1. Clique em Enviar comunicado e confirme em Enviar.

✏️ Depois de enviado, o comunicado não pode ser editado, só cancelado. Revise o texto antes de confirmar.

Mostrar como pop-up

Com Mostrar como pop-up ligado, o comunicado abre na tela de cada pessoa e fica ali até ela clicar em Entendi. Não há botão de fechar: é o jeito de garantir que ninguém deixe o aviso passar. Se chegar mais de um, eles aparecem um depois do outro.

Pop-up de comunicado na tela de quem recebe, com o botão Entendi em destaque
Pop-up de comunicado na tela de quem recebe, com o botão Entendi em destaque

Juntar uma tarefa

Com Criar tarefa ligado, cada pessoa recebe uma tarefa só dela, com o Título, a Descrição, a Prioridade, o Tipo e o Prazo que você definiu. O título da tarefa já vem igual ao do comunicado; troque se quiser.

A tarefa aparece em CRM → Tarefas de cada pessoa. No pop-up, a pessoa pode clicar em Entendi e abrir tarefa para ir direto a ela.

Acompanhar quem leu

Na aba Enviados, cada comunicado mostra uma barra de progresso (por exemplo, "2 de 3 confirmaram"). Clique no comunicado para abrir o detalhe:

  • Leram: quantas pessoas já abriram o comunicado.
  • Cientes: quantas clicaram em Entendi (só em comunicado com pop-up).
  • Tarefas concluídas: quantas terminaram a tarefa (só em comunicado com tarefa).

A tabela logo abaixo lista cada pessoa, com a hora em que leu e em que deu ciência. Quem ainda está pendente aparece primeiro.

Detalhe do comunicado com os números Leram e Cientes e o botão Relembrar pendentes em destaque
Detalhe do comunicado com os números Leram e Cientes e o botão Relembrar pendentes em destaque
  • Relembrar pendentes avisa de novo só quem ainda não leu, não clicou em Entendi ou não concluiu a tarefa. Entre um lembrete e outro, espere pelo menos 30 minutos.
  • Cancelar comunicado encerra o comunicado e remove as tarefas que ainda estavam abertas. As tarefas já concluídas ficam no histórico.

Como a equipe recebe

  • O comunicado chega na hora: no sino de avisos (no celular, em Avisos), como notificação no celular e como notificação no computador.
  • O item Comunicados do menu mostra quantos ainda não foram abertos.
  • Em Comunicados → Recebidos, cada um mostra quem enviou e quando. Os que ainda pedem uma ação trazem a marca Confirmar leitura ou Tarefa aberta.
  • Comunicado é recado da gestão: esse aviso não pode ser desligado nas preferências. Só o Modo férias silencia.

Resultado esperado

Aparece a mensagem "Comunicado enviado para 3 pessoas" (com o número de destinatários). O comunicado entra na sua aba Enviados e, para cada destinatário, em Recebidos.

Erros comuns

  • Sintoma: não vejo o botão Novo comunicado nem a aba Enviados. Solução: só administradores e supervisores enviam comunicados. Peça a um deles.
  • Sintoma: o botão Enviar comunicado fica desabilitado. Solução: preencha o título e a mensagem e, em Equipes ou Pessoas, marque pelo menos uma opção.
  • Sintoma: aparece "Espere 30 minutos entre um lembrete e outro." Solução: o último lembrete foi há menos de 30 minutos. Tente de novo mais tarde.
  • Sintoma: alguém não recebeu o aviso no celular. Solução: confira se a pessoa está com o Modo férias ligado e se as notificações do celular estão ativas. Veja notificacoes-no-Receber notificações no celular.
  • Sintoma: uma pessoa entrou na equipe depois do envio e não recebeu. Solução: é o esperado, porque os destinatários ficam definidos no momento do envio. Mande um novo comunicado para ela.

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